В чем разница между дубликатом и копией, есть ли отличия и сравнение понятий

Многим людям сложно разобраться в юридической подоплеке документов, и они не знают, в чем разница между дубликатом и копией. На самом деле, эти бумаги имеют много общего, но и немало отличий. Прежде всего, разница касается юридической силы. Также отличия затрагивают структуру и ситуации, в которых требуется та или иная бумага. Чтобы понять разницу, для начала требуется разобраться в терминологии.

Понятие дубликат

Под этим термином понимают экземпляр, который выдается взамен потерянного оригинала. Он делается для замены подлинника и часто имеет собственный номер. По сути, для дубликата характерна та же юридическая сила, что и для оригинала. Это означает, что он подменяет исходную бумагу.

Документ должен точно воспроизводить потерянный подлинник. Это означает, что подпись на нем должен ставить тот же сотрудник, который подписывал оригинал. По сути, дубликат считается повторным экземпляром. Его часто выдают по письменному запросу. При этом факт выдачи записывают в специальный журнал. На бланке ставят соответствующий штамп».

Итак, к главным особенностям относят следующее:

• Уникальный номер. Обычно этой бумаге присваивают свой собственный номер, но встречаются и некоторые исключения. Так, финансовые, платежные, бухгалтерские виды отличаются тем же номером. Их дублируют сразу для всех участников сделки.
• Уникальная дата. Кроме финансовых бумаг, дубликаты характеризуются собственной датой выдачи, которая отличается от исходника.
• Наличие надписи «Дубликат». Эти материалы часто маркируются именно так.
• Выдача. Она осуществляется в той же организации, в которой был выдан оригинал. Также возможно получение в филиале или ином отделе. Однако это не касается другой организации или ведомства.
• Аннуляция оригинала. Получение бумаги часто говорит о том, что исходник утратил свою юридическую силу.
• Срок действия. Если исходник обладал ограниченным периодом действия, дубликат будет иметь тот же срок. Это означает, что дата окончания будет такой же вне зависимости от дня повторной выдачи бумаги.
• Объем, форма и содержание. Дубликат полностью совпадает по форме и содержанию с оригиналом. К примеру, если человек получает замену потерянного паспорта, в нем будет содержаться такая же информация, что и в оригинале.

Рассматриваемая бумага не просто приравнивается к оригиналу. Она представляет собой еще один экземпляр, который выдается взамен утраченного. Для этого применяется тот же бланк. К примеру, при замене трудовой книжки записи требуется делать на таком же бланке. Если форма бланка была изменена, оформление осуществляют в соответствии с новым образцом.

Что такое копия

Под этим термином понимают точное воспроизведение исходника, которое выполняется ручным или автоматическим путем – при помощи перерисовки, фотографирования, сканирования, ксерокопирования. Полученный результат не совпадает с оригиналом по юридической силе, если он не заверен установленным способом.

Обычно заверенные материалы требуются для предоставления в налоговую службу, трудовую инспекцию, суды.

Также их используют при ведении закупочной деятельности, продаже долей общества и в иных ситуациях.

Заверением занимается руководитель организации. Также он может делегировать это право другим подчиненным. Это фиксируется приказом по основной деятельности.

К характерным особенностям рассматриваемой бумаги относятся:

• Структура – в точности повторяет копируемый документ. Любые изменения недопустимы, даже если процедура копирования осуществляется ручным способом.
• Наличие частичной информации исходника – выписки могут представлять собой неполную копию оригинала. Там указывается та часть исходника, которая требуется пользователю.
• Необходимость в официальном заверении – без заверения нельзя воспринимать как полноценный документ без предъявления оригинала вместе с ним.
• Вторичный характер – не отменяют действия оригинала. По сути, они представляют собой вторичную бумагу, которую используют для удобства или определенного действия.
• Возможность изготовления в любой организации, которая копирует документы, – при наличии требуемые технических средств копировать документы допустимо и дома.
• Отсутствие уникального номера и даты.

Основное отличие копии от дубликата

Копия оформляется не только на бланке, но и на обыкновенной бумаге. Она четко воспроизводит документ, но не относится к его экземплярам. Копия не наделена юридической силой, если не имеет заверения в установленном законом порядке. Она может иметь электронный формат или находиться на бумажном носителе.

Заверенная копия, в отличие от обыкновенной, может иметь юридическую силу. Отметка о заверении помогает подтвердить соответствие исходнику. Организация может заверять исключительно копии созданных ею документов. Бумаги сторонних компаний заверяются при получении их разрешения.

В случае предоставления копии в стороннюю организацию отметку о заверении дополняет надпись относительно места хранения бумаги, с которой она сделана. Также требуется использовать печать организации.

Важным отличием считается цель изготовления. Дубликат используется в качестве замены оригинала, а копия представляет собой его точное воспроизведение. Потому дубликат отличается своими элементами оригинального документа – номером, печатью, серией. Копия точно воспроизводит оригинал. Потому ее особенности соответствуют подлиннику.

Чем еще отличается дубликат от копии документа?

К критериям, по которым один документ отличается от другого, относят следующее:

• Юридическая сила – бывает полной заменой оригинала, а копия служит альтернативой лишь в некоторых ситуациях.
• Количество – с подлинника допустимо снять много копий. При этом дубликат выдают лишь взамен потерянного исходника.
• Номер – копии требуется нумеровать при наличии грифа «ДСП» или «Секретно». На дубликатах ставится порядковый номер.
• Влияние на оригинал – копия не способна отменить подлинник. Она лишь дублирует эту бумагу. Если дубликат выдается вместо исходника, то это отменяет дальнейшее использование подлинника.

На копии часто ставится дата ее выдачи. Также присутствует пометка о том, что подлинник находится на этом предприятии или в организации. Предприятия обязаны свидетельствовать верность копий документов, которые требуются для представления гражданами в эти организации.

В деле обычно хранится подлинный документ. Если его нет, применяется дубликат. Заверенную копию выдают по запросу либо при необходимости. Обыкновенные копии применяются для внутренней работы организации. Их хранить не обязательно.

Сравнительная таблица

Основные особенности и отличия рассматриваемых документов представлены в таблице:

Итоги

Рассматриваемые бумаги много отличий. Так, дубликат всегда выдается в единственном экземпляре взамен копии, которых бывает сделано много. К тому же для дубликата характерна та же юридическая сила, что и для оригинала. Заверенная копия тоже имеет юридическую силу, однако она намного меньше.

Рекомендуем также почитать

Как отличить оригинальную колонку JBL от подделки – на что обратить внимание Как отличить подделку наушников Айрподс от оригинала – признаки реплики Как отличить от подделки оригинальный геймпад PS4, признаки паленого джойстика Как отличить оригинальные кроссовки фирмы Адидас от подделки, признаки пали В чем разница между кассацией и апелляцией, есть ли отличия и сравнение Как можно отличить оригинальный айфон от восстановленного – 6 признаков В чем отличия тестера духов и оригинала, что лучше и как отличить от подделки Как отличить оригинал кроссовок Асикс от подделки – 12 главных признаков